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如何做个出色的时间管理者?

来源:华人健康网 | 发布时间:2013-11-15 00:14:00 | www.chinesejk.com

  一、浪费时间的症状

  ●办事拖拉 ● 会议冗长 ● 不速之客闯入

  ●电话干扰 ● 经常加班加点 ● 穷于应付突发事件

  ●上班漫谈、聊天 ● 交待不清,事情做错 ● 不敢拍板,等指示

  ●不考虑事情过于复杂 ●主管事必亲躬 ●完美主义办事

  ●不考虑累重缓急 ● 凭记忆办事 ●主办人员迟到

  ●同样的总是一而再、再而三地出现

  二、时间管理方法

  (一)有效的时间管理

  记录自己的时间,

  以认清时间耗在什么地方;

  管理自己的时间,设法减少非生产性工作的时间;

  集中自己的时间,由零星而集中,成为连续性的时间段。

  (二)ABC分类法

  将自己工作按轻重缓急分为:A(紧急、重要)、B(次要)、C(一般)三类;

  安排各项工作优先顺序,粗略估计各项工作时间和占用百分比;

  在工作中记载实际耗用时间;

  每日计划时间安排与耗用时间对比,分析时间运用效率;

  重新调整自己的时间安排,更有效地工作。

  三、时间管理策略与技巧

  1.工作事先作计划:

  每年末作出下一年度工作规划;

  每季末作出下季末工作规划;

  每月20~25日作出下月工作计划;

  每周五作出下周工作计划。

  2.养成记录自己实际耗用时间的习惯,一般是当时作出记录,不得已可事后回忆补记。

  3.应准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册,以备分析检查或查阅待办事项。

  4.在办公场所的挂历、台历或记事本上,标注当天或预定工作计划或约会,以备遗忘,忆可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒。

  5.设身处地考虑自己是否浪费别人时间,或对别人有无帮助,如情况消极应及时纠正。

  如一项工作别人或部下做得更好或更合适去做,则应及时转交他人。

  6.找出企业制度中不完善或缺乏预见所产生的时间浪费现象和原因,并改正之。

  7.重点克服“办事拖延”的鄙习,推行一种“限时办事制”,规定在限定时间内(如4小时、8小时、当天)报告处理结果。据调查分析,办事拖延居于浪费时间的首位。

  8.在国内,目前企业领导应酬活动过,疲于奔波,导致集中在生产经营管理上精力过少。其应对方法有:

  1)尽量授权具体事务由下属处理;

  2)指定位公关型副总经理或助理专事应酬,以求解放领导;

  3)规定午餐接待不得宴请,而用工作餐,不宜饮酒,省时又省钱,以利于下午工作;

  4)挤出成块时间,集中处理几件大事。

  9.做好对行文和会议的管理,砍掉“文山会海”。不该发的文不发,不该开的会不开,提高行文和会议效率。

  10.做好电话、电脑管理,严防这些设备成为“耗时、耗钱的工具”和员工过分思维的“漫游空间”,应制定一整套有针对性的管理制度,并加强监管。

  11.使用电话时,利用对方急于下班心理,选择下班前通话,可减少客套、言简意赅。

  12.做好访客接待工作,不得怠待来客,主宾会面衔接得当。

  13.改善信息沟通,建立灵敏、及时、可靠、准确的住处沟通机制,防止员工耗费更多时间去打听小道消息。

  14.根据个人生活规律,选择每天精力最充沛、思想最集中的时间,去处理最重要的事情,达到事半功倍的效果。

(编辑:邱老)

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